Styremøte 29. mars 2019

Styremøte fredag 29.mars 2019

Tilstede:
-     Marianne Andersen , leder
-     Tove Moland, nest leder
-     Marianne Østmoen
-     Astrid Borg Engø, kasserer
-     Frøydis Edvardsen
-     Lasse Aasen

 Ikke tilstede, Christin Dahl, sekretær

 Referent; Marianne Andersen

 Gjennomgåelse av referat fra forrige styremøte:

-     Noen steder litt lite utfyllende, slik at det kan oppstå misforståelser om hva det har vært pratet om. Det bør skrives ned alle sidene av saken som er diskutert, for å kunne få et helhetlig inntrykk. De som leser referatet skal kunne skjønne hva saken gjelder.

-     Forrige møte tok vi opp sponsing av agility landslaget, Frøydis sjekker innbetalings informasjon og sender videre til kasserer Astrid den informasjonen hun trenger.

-     Ble litt tull og misforståelser angående stenging av hall, i referatet stod det at hallen stenges 27/3-19, det var mange fler ord om dette iløpet av styremøtet, der vi blant annet ble enige om å vente med stenging til alle nøklene var inne og at vi måtte organisere det litt bedre, også sende ut varsel ihvertfall en uke i forveien. Styret beklager på det sterkeste at denne informasjonen ikke kom ut riktig i referatet og at det ble misforståelser. Vi må være tydelige i kommunikasjon, og gi riktig informasjon ut til de personer det gjelder, dette også generelt ikke bare denne saken.

-     Tove legger ut info om stenging av hall på Facebook, iløpet av de nærmeste dagene, hallen vil bli stengt for frislipp og lek. Organiserte treninger og kurs vil fremdeles kunne holdes i hallen, og dersom noen ønsker egentrening er det bare å kontakte en instruktør, styret eller aktivitetskomiteen, som kan bli med å låse opp og igjen hallen eller trene sammen. Koden er byttet ut, og skal endres ihvertfall én gang i mnd, Lasse fikser dette. De som skal ha koden er klubbens instruktører, aktivitetskomiteen og styret.

-     Tomta trengte allikevel ikke å bli kalket, da dette gjøres mot mose, mose er ikke et problem på tomta. Derimot kan det lønne seg å gjødsle, Lasse hørte ang pris, og dette er ganske dyrt å kjøpe inn. Jim skulle høre pris på siloen på Kirkenær.

-     Hjemmesiden begynner å ta form og ser mer oversiktlig ut, men det er fremdeles litt småplukk, på siden som heter  ‘styre & stell’ ønskes litt endringer: Bort med alle utropstegn, det står at vi har Vipps men står ikke nr.  Skrive tydeligere hva som er kontakt info til klubben, ha med både mailadresse til aktivitets komiteen og styret. Ønskes også link til Facebook undergruppene på forsiden der det står når det er trening. Skrive at alle henvendelser til klubben skal komme skriftlig på mail. Og redigere litt skrivefeil.

LP cup’en: Martha er ansvarlig, og har det meste i boks, noen av apportbukkene til klubben er litt opptygd så ønskelig med nye. Styret ble enige om at dersom det trengs kan Martha kjøpe inn et sett med nye til cupen og sende faktura/regning til Astrid.

Hjelpeinstruktører og instruktører: det trengs litt mer organisering av dette slik at det ikke oppstår konflikter. Organiseringsplan blir laget og presentert for aktivitetskomiteen på neste møte torsdag 4.april . Senere vil denne bli lagt ut offentlig.

Få laget en skikkelig oversikt over hvem som er og hvem som ønsker både hjelpeinstruktør og instruktør Evt videreutdanning. Tove ansvar for å skrive på Facebook. Styret setter frist og ønsker svar fra de det gjelder på Mail innen 15.april.

Der er kommet inn spørsmål ang nosework instruktører og utdannelse av dette i klubben og om klubben dekker deler av dette, Marianne Ø sjekker litt etter priser og tid sted, så tar vi det på neste styremøte.

Telefon liste til styremedlemmer er ønskelig på hjemmesiden , dette skal brukes som akuttkontakt, ikke for å sende inn klager eller ta opp temaer til styremøter.

Folkehelseuka, dette starter 26.april og varer én uke. Hadde vært fint å kunne ha en stand med film om våre aktiviteter Evt fremvisning av rally el nosework, og kanskje ha et par hunder som kan kjøre noen runder med saccovogn, men det er litt mye arrangementer akkurat nå i forhold til kort frist for å arrangere stand og aktiviteter. Så kanskje nøye oss med, for i år, å legge evt miljøtreningen til Flisa mandag i uke 18, og om rally og nosework er intr? Sender ballen forhold til utførelse av dette til aktivitetskomiteen, hva vi kan få til og  organisering, frist for innsendelse er 5.april. Marianne Ø legger inn de aktiviteter vi kan stille med.

Instruktør kontrakt: Fikk innspill av at det var delt ut en instruktør kontrakt til Sissel på hennes kurs. Etter litt diskusjon kom vi frem til at det arket som ble levert henne ikke er en instruktørkontrakt, men muligens er det arket som skal sendes inn til studieforbundet isforhold til støtte der. Der skal det stå hvem som er instruktør, type kurs, antall timer og antall deltakere. (Kan bare sendes inn dersom kurset er over 10 timer) Imidlertid er det kanskje lurt at én har ansvar for dette, og opplyser om hva det egentlig er, slik at det ikke blir noen misforståelser.

Styret tenker dette er en oppgave for aktivitetskomiteen der alle representantene for hver gren sitter og at leder i aktivitetskomiteen skal ha hovedansvar og se til at dette blir gjort. Også innhente info om utførelse fra studiefirbundet. Evt også søke støtte fra studiering?

 Det er tidligere fremmet et ønske om et medlemsmøte i forhold til hva som skjer med LP gruppa, siden denne gruppa er midlertidig lagt på is og daværende konflikt ikke lenger gjelder, vil det bare bli å røre i glørne og oppildne til en ny konflikt dersom vi har et medlemsmøte på dette nå. Det vil imidlertid komme et nytt møte når gruppa av-ises og igjen kan gå som normalt.

Forslag til aktivitetskomiteen. Påskemorro, er det for kort tid til å få til en samling eller arrangement av noe slag? Sommerfest? Foredragsholder, aktiviteter eller bare samvær?

Vålerbanen er oppe og går og arrangementet gjennomføres, Helen har tatt ansvar for å videreformidle hvem,hva,hvor og når til Angelice gjennom  klubbens Facebook sider.

Styret ser ikke at det er nødvendig å blande seg inn i avtaler som allerede er gjort og synes løsningen er bra.

Neste styremøte avtales 23. april 18.00

Styremøte 21. mars 2019

Styremøte 21. mars 2019

Sted: Hjemme hos Frøydigs Edvardsen

Tilstede: Lasse, Frøydis, Astrid, Marianne A, Marianne Ø, Tove, Christin

Ordstyrer: Christin

 

Før møtet godkjennes tas det opp 5 saker.

Sak nr 1: Det må meldes inn til Brønnøysundregisteret de som sitter i nåværende styre i ÅOHK.

Sak nr 2: Saker som kommer inn, må være inne og sendt på mail før fristen for å bli tatt opp på gjeldende styremøte. Saker som kommer inn etter fristen blir tatt opp ved neste styremøte.

Sak nr 3: Referat fra 19/2-2019 blir lest opp av Tove og deretter godkjent

Sak nr 4: Referat fra 15/2-2019 blir lest opp av Tove. Her er det noen saker som tas opp.

-          Det ble etterspurt ang klubbok. Dette kan søkes støtte om på sidene til Natur og miljø. Det er snakk om en bok per gruppe og Christin tar opp med aktivitetskomitèen om hvor mange bøker som trengs.

-          Folkehelse uka er rett rundt hjørnet og styret skal diskutere dette videre.

Referatene blir godkjent og møter blir satt og godkjent.

 

Saker fra sakslista:

Sak nr 1: Sponsing av AG-laget

-          Summen lyder på kr 1500,- og styret blir enige om at dette er en god investering.

Sak nr 2: Medlemsblad

-          På nåværende tidspunkt er dette en for stor kostnad for klubben

-           

Sak nr 3: Facebook-siden til klubben

-          Styret ble enig om å fjerne medlemssiden. Er det informasjon som skal ut kun til medlemmer sendes dette per mail eller post (for de som ikke har e-mail).

-          Undergruppene består og det skal linkes dit fra hjemmesiden (informasjon om kommende treninger).

-          Tove er ansvarlig for FB-sidene.

-          FB-siden til styret skal ordnes opp i. På denne siden legges all informasjon til styret.

-          Det er kun nødbeskjeder som skal sendes på messenger.

-          Aktivitetskomiteen tar ansvar for at den ansvarlige for kommende trening lwgger ut på undergruppe og hovedside til klubben. Den ansvarlige for gruppa følger opp dette.

Sak nr 4: Hallen

-          Alle nøkler skal samles inn og det blir sendt ut mail/melding til de med nøkler om å levere dem inn. Det er kun nøkkelen i nøkkelboksen som skal brukes.

-          Koden til nøkkelboksen blir skiftet gjevnlig.

-          Hallen skal kun brukes til trening og ikke lufting eller frislipp. Ingen løse hunder i hallen, kun under trening.

-          Hallen vil etter hvert stenges og holdes åpen kun ved organisert trening.

 

Sak nr 5: Betaling for bruk av hallen

-          Dette utsettes til neste styremøte.

Sak nr 6: Hjemmesiden

-          Christin legger frem et forslag. Dette godkjennes og skal prøves ut. Siden blir evaluert ved neste styremøte.

-          Personlige e-mailadresser skal fjernes og kun e-mail adressene til aktivitetskomiteen og styret skal stå der. Dessuten skal det skrives en liten notis under med informasjon om at PM om innkommende saker ikke blir tatt opp. Kun saker som kommer på mail. Saker som kommer inne etter tidsfristen blir tatt opp ved neste styremøte. Mail blir besvart ved 2-4 virkedager.

Sak nr 8: Utleie av hallen

-          Det er blitt spurt om leie av hallen for LP kl3 kurs 13. og 14. april. Dette er i orden ettersom klubben selv ikke kan matche dette tilbudet.

Andre saker:

-          Aktivitetskomitèen skal innhente informasjon om instruktører og hjelpeinstruktører samt kalle inn til møte for disse.

Nytt styremøte avtales 1. april 18.00.

Ref: Christin Dahl Rognerud